E-Mail-Knigge: Acht Tipps für den richtigen Ton

Klassische Briefe sind seriös und langsam. Messenger-Nachrichten kommen dagegen spontan und locker daher. Die E-Mail bewegt sich als Alleskönner irgendwo dazwischen. Doch wo genau liegen Unterschiede und Gemeinsamkeiten? 1&1 Internet-Experte Martin Wilhelm klärt auf und gibt Tipps, damit E-Mail-Nutzer immer den richtigen Ton treffen.

1. Zu allererst: die Anrede

Wenn es um die Anrede geht, unterscheidet sich die E-Mail nicht vom Brief. Denn beide Formate erfordern in der Regel eine passende Anrede. Dabei stellt „Sehr geehrte/r” die klassische Form dar und empfiehlt sich gerade beim Erstkontakt. Danach hängt es von den Kommunikationspartnern ab: Wollen sie weiterhin seriös und distanziert kommunizieren, behalten sie diese Formel bei, ansonsten können sie auch etwas informeller mit „Guten Tag” oder „Hallo” beginnen. Sind Verfasser und Empfänger vertraut, ist auch „Liebe/r” als Anrede denkbar. Für Lokalkolorit sorgen Formeln wie „Servus/Grüß Gott/Moin”.

2. No-Go: Versalien und Emoticons

Ein Tabu in E-Mails ist die Großschreibung von Wörtern. Versalien gelten in der schriftlichen Online-Kommunikation als Schreien, und das hat keiner gerne. Auch Emoticons sind mit Vorsicht zu genießen: Während sie in Messenger-Nachrichten weit verbreitet sind, nehmen sie der E-Mail ihre Seriosität. Das kann bei Freunden oder Verwandten gewollt sein, in E-Mails an weniger vertraute Personen oder Unternehmen wirken Emoticons jedoch deplatziert.

3. Vermeidbare Empfänger

Was ist eigentlich der Unterschied zwischen CC und BCC? Und wofür verwendet man was? Grundsätzlich wird ein Empfänger auf CC, also „in Kopie” gesetzt, wenn er die E-Mail zwar bekommen soll, aber diese nur zur Info dient und keine direkte Antwort verlangt wird. Die unnötige Verwendung des CC ist eine der größten E-Mail-Sünden. Nutzer sollten beim Verfassen ihrer Nachricht überlegen, für wen sie wirklich relevant ist und nur die entsprechenden Personen als direkte Empfänger oder auf CC setzen. Am besten entscheiden sich Verfasser für nur einen Empfänger, damit sich dieser angesprochen fühlt und direkt aktiv wird.

Der BCC, die „Blindkopie”, dient dem Schutz von E-Mail-Adressen, wenn eine E-Mail an eine große Zahl von Empfängern geschickt wird. Denn andere Empfänger können dadurch nicht sehen, wer die Mail noch bekommen hat. Wird jemand in der individuellen Kommunikation ohne Wissen der übrigen Empfänger auf BCC gesetzt, gilt das allerdings als Vertrauensbruch und ist moralisch eher zweifelhaft.

4. Grüße am Schluss

Im Gegensatz zu Messenger-Nachrichten braucht die E-Mail eine Grußformel am Ende. Denn als ein formelles Format, das nicht nur privat, sondern auch im geschäftlichen Umfeld weit verbreitet ist, verhält die E-Mail sich hier wie ein Brief. Klassiker ist dabei die Formel „Mit freundlichen Grüßen” oder in leichter Abwandlung: „Freundliche Grüße”. Gerade, wenn der Empfänger einer Mail nicht persönlich bekannt ist, ist dies eine gute Variante. Etwas informeller ist da schon „Beste Grüße”.

Soll es etwas persönlicher sein, eignet sich „Viele/Herzliche Grüße”. Um etwas Abwechslung – gerade bei längeren E-Mail-Konversationen – ins Spiel zu bringen, kann auch mit Ort und Wetter variiert werden: „Sonnige Grüße” oder „Grüße aus Baden-Baden” lockern eine E-Mail zum Schluss auf. Abkürzungen wie „MfG” sind eher für SMS oder Messenger-Nachrichten geeignet. In E-Mails sollte darauf besser verzichtet werden, da es salopp und wenig wertschätzend wirkt. Wer unbedingt Zeit sparen will, kann seine Grußformel auch in die Signatur einfügen. Diese wird automatisch ans Ende der Mail eingefügt und ist bei offizieller Kommunikation obligatorisch. Mit einer Signatur erhält der Empfänger auch gleich alle relevanten Kontaktinformationen wie Telefonnummer und Adresse des Absenders.

5. Dringlichkeit sparsam einsetzen

Viele Mail-Programme bieten die Möglichkeit, einer E-Mail eine Priorität zuzuordnen. So können wichtige Mails für den Empfänger beispielsweise mit einem roten Ausrufezeichen neben dem Betreff als besonders dringlich gekennzeichnet werden. Bei nahenden Deadlines kann das eine gute Idee sein. Wird die Kennzeichnung aber zu häufig verwendet, führt das nur zu genervten Empfängern.

6. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Ist die E-Mail geschrieben und verschickt, kann der Absender daran nichts mehr ändern. In der Regel landet eine Mail in wenigen Sekunden im Postfach des Empfängers. Damit der Verfasser das Absenden einer Mail nicht bereuen muss, kontrolliert er vor dem Absenden noch einmal den Betreff, den Inhalt und den Empfänger: Ist alles vollständig? Gibt es noch Tippfehler? Denn genau wie im analogen Schriftverkehr sind eine fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik auch bei E-Mails das A und O der Kommunikation.

Außerdem sollte das Adressfeld des Empfängers noch einmal überprüft werden. Es möchte ja keiner, dass eine E-Mail durch einen Buchstabendreher plötzlich bei jemand anderem landet. Das lässt sich verhindern, indem der Nutzer die Empfängeradresse aus dem Adressbuch seines Postfachs verwendet. Wenn die Adresse des Empfängers erst am Schluss eingeben wird, vermeidet der Nutzer zusätzlich, dass aus Versehen halb fertige Nachrichten verschickt werden.

7. Lesebestätigung anfordern nervt

Von vielen gerne genutzt, aber von mindestens genauso vielen gehasst: Ähnlich nervig wie das rote Ausrufezeichen der Priorisierung ist die Lesebestätigung. Der Empfänger hat zusätzliche Arbeit, wenn er für jede Mail, die er bekommt, auch noch deren Eingang bestätigen muss. Außerdem wird er so unnötig unter Druck gesetzt, zeitnah zu antworten. Zudem signalisiert der Absender damit Misstrauen und übermäßige Kontrolle.

8. Zeitnah antworten

Hält sich der Absender an den E-Mail-Knigge, sollte auch der Empfänger in nichts nachstehen: Dazu gehört es, zeitnah zu antworten. Denn die E-Mail als digitales Medium fordert kürzere Antwortzeiten als ein Brief. Wenn ein Nutzer einmal länger für eine Antwort braucht, empfiehlt sich eine kurze Zwischennachricht mit Angabe des Antworttermins, Termine in E-Mails sind generell eine gute Empfehlung. Sie sorgen für Verbindlichkeit und vermeiden unnötiges Antwort-Pingpong.