Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir unsere Aktionäre, Aktionärsvertreter sowie Gäste, die an unseren Hauptversammlungen teilnehmen, über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die United Internet AG (nachfolgend: "United Internet AG" oder "wir" bzw. "uns") und die ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Weitere Informationen zum Datenschutz der United Internet AG finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die United Internet AG. Sie erreichen die United Internet AG unter:

United Internet AG
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Telefon: +49 (0) 2602 96 1100
E-Mail: info@united-internet.de

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten der United Internet AG unter:

United Internet AG
Der Datenschutzbeauftragte
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
E-Mail: privacy-ui@united-internet.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO"), des Bundesdatenschutzgesetzes ("BDSG"), des Aktiengesetzes ("AktG") und weiterer relevanter Rechtsvorschriften.

Wir verarbeiten für die Durchführung der Hauptversammlung als Verantwortliche personenbezogene Daten unserer Aktionäre (z.B. Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter. Von Gästen der Hauptversammlung verarbeiten wir Name und Vorname.

Die Aktien der United Internet AG sind Namensaktien. Diese sind nach § 67 AktG unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Adresse (einschließlich E-Mail-Adresse) des Aktionärs sowie – bei Stückaktien – der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Soweit die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter ihre personenbezogenen Daten uns nicht selbst zur Verfügung stellen, erhalten wir diese in der Regel von der Depotbank des Aktionärs (sog. Letztintermediär). Ohne Mitteilung der personenbezogenen Daten ist eine Teilnahme an der Hauptversammlung nicht möglich.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter, soweit dies für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung, für die Ausübung der Aktionärsrechte und die Führung des Aktienregisters rechtlich erforderlich ist. Dies umfasst für die Durchführung der Hauptversammlung insbesondere die Abwicklung der Anmeldung, die Stimmrechtsausübung, das Ausüben von Rede-, Frage- und Antragsrecht während der Hauptversammlung, das Erstellen des Teilnehmerverzeichnisses sowie die Aufnahme von Widersprüchen und Fragen im notariellen Protokoll. Wir übertragen die Hauptversammlung für diese Zwecke als Livestream in für Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter zugängliche Räume der Hauptversammlung (z.B. im Bereich des Foyers) und in das Back-Office zum Stenographieren. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 67, § 67e, §§ 118 ff. AktG.

Bei der Nutzung des Aktionärsportals verarbeiten wir außerdem personenbezogene Daten über sogenannte Server Log Files, welche die Browser aus technischen Gründen übermitteln, um eine Verbindung herzustellen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Zu den übermittelten Daten gehören:

• Name der abgerufenen Datei
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
• Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers
• Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse)

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen, werden diese Daten kurzzeitig gespeichert.

In unserem Aktionärsportal verwenden wir zudem Cookies (inklusive der Nutzung von Local/Session Storage), die für den Betrieb des Aktionärsportals technisch erforderlich sind. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Telemedien-Datenschutzgesetz ("TTDSG") in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im technisch einwandfreien Bereitstellen des Aktionärsportals.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch, soweit dies für die Organisation der Hauptversammlung dienlich und daher zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO) erforderlich ist (zum Beispiel für die Aktionärskommunikation und für statistische Zwecke sowie für die Teilnahme von Gästen an der Hauptversammlung und die Führung eines Gästeverzeichnisses für interne Zwecke). Insoweit ist eine Bereitstellung personenbezogener Daten gesetzlich oder vertraglich nicht vorgeschrieben. Allerdings können Gäste nur unter Angabe Ihres Namens an der Hauptversammlung teilnehmen.

Zudem verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben oder aktien-, handels- und/oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

Empfänger Ihrer Daten

Die von uns für die Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister (einschließlich konzernverbundener Unternehmen) verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach Weisung der United Internet AG und nur, soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der United Internet AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben und diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Darüber hinaus stellen wir personenbezogene Daten wie insbesondere den Namen von Aktionären und Aktionärsvertretern im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere betreffend das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG) anderen Aktionären und Aktionärsvertretern sowie Intermediären und Aktionärsvereinigungen zur Verfügung. Dies gilt auch für personenbezogene Daten, die in Anträgen auf Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen enthalten sind, sowie ggf. in Beiträgen im Rahmen der Ausübung des Rederechts oder der Beantwortung von Fragen. Personenbezogene Daten, die in Äußerungen im Rahmen der Hauptversammlung enthalten sind, können zudem von Gästen der Hauptversammlung wahrgenommen werden. Soweit dies zur ordnungsgemäßen Durchführung der Hauptversammlung oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, übermitteln wir zudem ggfs. personenbezogene Daten an von uns beauftragte Notare und Rechtsanwälte, die einer berufsrechtlichen Schweigepflicht unterliegen. Im Übrigen können wir gesetzlich verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

Rechtsgrundlage ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. der gesetzlichen Vorschrift, aus der eine Verpflichtung zur Veröffentlichung oder Übermittlung folgt bzw., soweit keine gesetzliche Pflicht zur Veröffentlichung oder Übermittlung der personenbezogenen Daten besteht, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Empfänger in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

Speicherdauer

Wir anonymisieren oder löschen Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, sobald die zweijährige Einsichtnahmefrist nach § 129 Abs. 4 AktG abgelaufen ist, die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen. Personenbezogene Daten, die wir im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erheben, bewahren wir regelmäßig drei Jahre auf. Die im Aktienregister gespeicherten personenbezogenen Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahren. Server Log Files für das Aktionärsportal löschen wir spätestens nach 32 Tagen.

Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Sie das Recht, unter den oben genannten Kontaktdaten Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO) und die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu beantragen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörden zu sowie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO).

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO verarbeitet, steht Ihnen unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, auch ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) gegen die Datenverarbeitung zu.