Assistenz des Vorstands (w/m/d)

bei unserer Tochtergesellschaft IONOS SE in Berlin
Vollzeit | Unbefristet | Professionals
Kennziffer: I-272

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Über uns

IONOS ist der führende europäische Digitalisierungs-Partner für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). IONOS hat mehr als sechs Millionen Kundinnen und Kunden und ist mit einer weltweit verfügbaren Plattform in 18 Märkten in Europa und Nordamerika aktiv. Mit seinen Web Presence & Productivity-Angeboten agiert das Unternehmen als “One-Stop-Shop" für alle Digitalisierungs-Bedürfnisse - von Domains und Webhosting über klassische Website-Builder und Do-It-Yourself-Lösungen, von E-Commerce bis zu Online-Marketing-Tools. Darüber hinaus bietet IONOS Cloud-Lösungen für Firmen, die im Zuge der Weiterentwicklung ihres Geschäfts in die Cloud wechseln möchten.  

Aufgabenbereich

Als Assistenz des Vorstands der IONOS SE übernimmst du organisatorische, administrative und repräsentative Aufgaben. Dabei gewährleistest du die optimale Erreichbarkeit des Vorstandsbüros in Form von telefonischer und schriftlicher Korrespondenz, beschaffst angefragte Informationen und gibst diese adressatengerecht weiter. Zudem erwarten dich folgende Aufgaben.

• Unterstützung des Leadership-Teams bei allen operativen und administrativen Aufgabenstellungen.
• Planung, Koordination von Board-Meetings, Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen, sowie Aufstellung von Tagesordnungen sowie Erstellung von Protokollen.
• Zuverlässige Vor- und Nachbereitung von Terminen und Nachverfolgung von Themen und Action Items.
• Fristgerechte Priorisierung konstant wechselnder Nachfragen von verschiedenen internen und externen Stakeholdern.
• Koordination und Management von Terminen und Dienstreisen sowie aktive Verfolgung bereichsinterner Arbeitsabläufe.
• Ad hoc Projektmanagement/Teilprojektmanagement.

Qualifikationen

Du konntest bereits mehrjährig in einer vergleichbaren Position Erfahrung sammeln und überzeugen, insbesondere durch Selbstständigkeit, Organisationstalent, eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität. In stressigen Situationen behältst du den Überblick und setzt gekonnt Prioritäten. Darüber bringst du Folgendes mit.

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Eigenständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
• Hervorragendes Zeitmanagement und die Fähigkeit, Fristen einzuhalten.
• Diskretion, Vertraulichkeit, Zugänglichkeit, Souveränität und Kommunikationsgeschick mit internen und externen Kontaktpersonen auf unterschiedlichsten Ebenen.
• Genauigkeit und Zuverlässigkeit, auch unter hoher Arbeitsbelastung und im Umgang mit sensiblen Daten.
• Sowohl sehr gute Deutsch- als auch sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Einen routinierten Umgang mit Google-Anwendungen.

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten durch Vertrauensarbeitszeit.
• An einigen Standorten eine bezuschusste Kantine und verschiedene kostenfreie Getränke.
• Moderne Büroflächen mit sehr guter Verkehrsanbindung.
• Diverse Mitarbeiterrabatte für Aktivitäten und Produkte.
• Mitarbeiterevents wie Sommer- und Winterfeiern, sowie Workshops.
• Zahlreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Verschiedene Gesundheitsangebote, wie Sport- und Gesundheitskurse.

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