Office Manager (w/m/d)

bei unserer Tochtergesellschaft IONOS SE in Karlsruhe
Vollzeit | Unbefristet
Kennziffer: I-1270

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Über uns

IONOS ist der führende europäische Digitalisierungs-Partner für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). IONOS hat mehr als sechs Millionen Kundinnen und Kunden und ist mit einer weltweit verfügbaren Plattform in 18 Märkten in Europa und Nordamerika aktiv. Mit seinen Web Presence & Productivity-Angeboten agiert das Unternehmen als “One-Stop-Shop" für alle Digitalisierungs-Bedürfnisse - von Domains und Webhosting über klassische Website-Builder und Do-It-Yourself-Lösungen, von E-Commerce bis zu Online-Marketing-Tools. Darüber hinaus bietet IONOS Cloud-Lösungen für Firmen, die im Zuge der Weiterentwicklung ihres Geschäfts in die Cloud wechseln möchten.  

Wir suchen eine dynamische und serviceorientierte Persönlichkeit, die als Workplace Experience Manager (w/m/d) die zentrale Rolle bei der Gestaltung unserer Arbeitsumgebung übernimmt. Bei uns gestaltest Du nicht nur Räume, sondern prägst aktiv die Kultur und das Wohlbefinden unserer Teams – sowohl vor Ort im Büro als auch im Kontext des hybriden Arbeitens.

Wenn Du Leidenschaft für exzellenten Service mit operativer Stärke und strategischem Weitblick verbindest, bist Du bei uns genau richtig. 

Aufgabenbereich

Als Workplace Experience Manager bist Du der zentrale Ansprechpartner für ein herausragendes Mitarbeitererlebnis und sorgst für ein produktives und engagierendes Umfeld unserer süddeutschen Bürostandorte.

• Entwicklung und Implementierung einer ganzheitlichen Workplace Experience Strategie.
• Regelmäßiges Einholen, Analysieren und Bewerten von Mitarbeiter-Feedback zur Identifizierung von Optimierungspotenzialen.
• Aktive Mitgestaltung und Förderung einer positiven Unternehmenskultur.
• Zentrale Ansprechperson für alle Mitarbeitenden bei Fragen rund um den Arbeitsplatz und das Büro & Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Tagesbetriebs (Office & Facility Management).
• Steuerung und Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Catering, Wartung).
• Verantwortung für die Bestellung, Verwaltung und Optimierung von Büroausstattung und Verbrauchsmaterialien.
• Einhaltung aller Gesundheits-, Sicherheits- und Compliance-Vorschriften.
• Konzeptionelle Gestaltung und Weiterentwicklung der physischen Arbeitsumgebung zur Förderung von Zusammenarbeit und Wohlbefinden.
• Überwachung und Analyse der Raumnutzung zur Gewährleistung einer effizienten Flächennutzung.
• Planung und Koordination von internen Büroumzügen und kleineren Umbauten/Renovierungen.

Qualifikationen

• Ausbildung: Abgeschlossenes Studium (z. B. Facility oder Hospitality Management) oder eine vergleichbare qualifizierte Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung.
• Berufserfahrung: Mindestens 3-5 Jahre Erfahrung im Bereich Office/Workplace Management, Facility Management oder Hospitality/Gästebetreuung.
• Projektmanagement: Nachgewiesene Erfahrung in der Planung und Leitung kleiner bis mittlerer Projekte (z. B. Büro-Umzüge).
• Dienstleister-Management: Erfahrung in der Auswahl, Steuerung und Verhandlung mit externen Lieferanten.
• Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Persönliche Stärken :

• Hospitality-Mindset: Eine natürliche Affinität zum Service-Gedanken und das Bestreben, die Erwartungen der Mitarbeiter zu übertreffen.
• Kommunikations- und Empathiefähigkeit: Exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, ein positives, inklusives Umfeld zu schaffen.
• Hands-on-Mentalität: Hohe Eigeninitiative, Proaktivität und die Bereitschaft, operative Aufgaben selbst zu übernehmen.
• Organisationskompetenz: Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch unter Termindruck lösungsorientiert zu handeln.

Benefits

• An einigen Standorten eine bezuschusste Kantine und verschiedene kostenfreie Getränke.
• Moderne Büroflächen mit sehr guter Verkehrsanbindung.
• Diverse Mitarbeiterrabatte für Aktivitäten und Produkte.
• Mitarbeiterevents wie Sommer- und Winterfeiern, sowie Workshops.
• Zahlreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Verschiedene Gesundheitsangebote, wie Sport- und Gesundheitskurse.

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